Droom jij van een job als officemanager en wil je weten of jij deze taak aankan? Zoek dan niet verder, in deze blog geven we je een beter zicht op de dagelijkse taken en de noodzakelijke kwaliteiten van een officemanager of kantoorcoördinator, zoals dat ook wel heet.
Papierwerk
Ben je dol op papierwerk? Dat komt dan goed uit! Als er één ding is dat een officemanager in de vingers moet hebben is het de organisatie van de administratieve rompslomp van het kantoor. Werken met Excel is helemaal jouw ding. Een mooie plus? Je kent de in & outs van de gangbare boekhoudprogramma’s en je organisatorische skills zijn je grootste troef. Jij houdt van post-its, mapjes, markers en notities met magneten vastgepind op je whiteboard.
Verantwoordelijkheid en people management
Als officemanager heb je heel wat verantwoordelijkheid. Je zorgt ervoor dat het kantoor, hoe groot of hoe klein ook, in goede banen wordt geleid. Dat is natuurlijk niet niks en bij die grote verantwoordelijkheid komt ook nog eens people management kijken, want dan kan het papierwerk op kantoor wel allemaal netjes geregeld zijn, zijn de inktpatronen van de printer altijd op reserve en weet je de facturen van november 2019 meteen te vinden. Als het personeel niet tevreden is, dan is de sfeer op kantoor om te snijden. Als officemanager kan jij dan een leuke teambuilding inlassen of de medewerkers eens verrassen met koffiekoeken of lekker gebak in de ochtend, het is maar een idee. Is er iemand jarig? Ook dan weet jij het feestvarken aangenaam te verrassen. Een leuke attentie in geschikt verpakkingsmateriaal, you know the drill! Je switcht dus moeiteloos tussen verantwoordelijke, administratieve duizendpoot, partyplanner, office-parent, coach en baas.
Jij ziet verbeterpunten
Ze noemen een officemanager ook wel eens de reddende engel on the floor, ‘the go to person’ als er iets misloopt en het luisterende oor als er problemen zijn tussen collega’s onderling. Als officemanager zie je bovendien verbeterpunten en bedenk je hoe je ervoor kan zorgen dat bepaalde processen en de gang van zaken efficiënter en makkelijker kan verlopen. Je houdt je ogen en oren open voor nieuwe softwaretools en volgt managementtrends op de voet. Je denkt in het belang van de medewerkers en het algemene welzijn op het kantoor. Verder zorg je ervoor dat nieuwe maatregelen nageleefd worden. Jouw superkracht? Je weet jouw team en jouw mensen als geen ander te motiveren en te engageren. Je weet perfect wanneer een schouderklopje en promotie gepast is en maakt regelmatig tijd voor een persoonlijk gesprek.